Шаг №1. Оформить решение общего собрания о смене адреса и новую редакцию устава

Учредители компании (или ее участники, акционеры) проводят общее собрание. По его итогам оформляется протокол. В нем указывается, что принято решение о смене адреса компании и в связи с этим внести изменения в Устав. Если учредитель один, тогда оформите решение единственного участника.

Внести изменения в устав можно двумя способами. Первый — оформить этот документ в новой редакции. И второй — зафиксировать в отдельном приложении к уставу лишь измененный текст.

Шаг №2. Составить заявление по форме № Р13001

Изменения в учредительных документах необходимо зарегистрировать в ИФНС. В той, где компания сейчас числится, или в специальной регистрирующей ИФНС, если таковая есть в вашем городе.

Для этого есть специальное заявление — форма № Р13001. Когда меняется только адрес, нужно заполнить лишь листы А, Б, Н, Н (2).

Заявление подписывает строго руководитель компании или один из его учредителей. По доверенности подписывать такой документ нельзя. Представителем в таком случае может быть лишь человек, который имеет право без доверенности действовать от имени компании. 

Подпись должен удостоверить нотариус.

Шаг №3. Подать пакет документов в налоговую инспекцию

помимо заявления по форме № Р13001 в ИФНС представляются:

новый устав или изменения к старому (в двух экземплярах);

решение общего собрания о внесении изменений в учредительные документы организации;

договор покупки или аренды офиса (заверенные руководителем копии);

документ об уплате госпошлины (800 руб.).

Весь пакет документов надо представить в ИФНС в течение трех рабочих дней с того момента, как сменился адрес (с даты решения общего собрания о смене адреса).

Бумаги можно отправить почтой или отнести их лично. Представить документы в инспекцию может любой сотрудник по доверенности.

Шаг №4. Получить свидетельство о регистрации изменений, новый устав и выписку из ЕГРЮЛ

Регистрация изменения в уставе производится в течение пяти рабочих дней после того, как подано заявление. Еще через один рабочий день вам выдадут свидетельство, второй экземпляр устава с отметкой инспекции и выписку из ЕГРЮЛ.

Если в поданном заявлении вы не указали, как именно хотите получить документ, то его направят в инспекцию (если есть, то в регистрирующую) по вашему новому адресу.

Шаг №5. Сменить инспекцию, если новый адрес относится к другой ИФНС

Если новый адрес компании находится на территории, подведомственной другой ИФНС, необходимо в нее перевестись. Сверки взаиморасчетов с бюджетом и государственными внебюджетными фондами не избежать.

Проводить сверку расчетов с бюджетом налоговики могут от 10 до 15 рабочих дней.

После того как инспекторы зарегистрировали новый адрес в ЕГРЮЛ, в течение пяти дней они вам выдадут свидетельство о снятии с учета в старой ИФНС. Затем можно идти к налоговикам по новому адресу офиса и забирать документ о постановке на учет.

Ваше регистрационное дело контролеры сами перенаправят в нужную инспекцию. Поэтому подавать в новую инспекцию отдельное заявление о постановке на учет вам не придется.

Шаг №6. Уведомить фонды, банк и контрагентов

Когда компания меняет адрес, налоговики самостоятельно оповещают такие организации, как Пенсионный фонд РФ, ФСС РФ и Росстат.

В банк необходимо написать письмо в свободной форме, в котором сообщите новый юрадрес, и приложите копии подтверждающих документов.

И последнее — уведомите своих контрагентов. Им тоже нужно быть в курсе вашего юридического адреса

К сведению:

Сотрудники Банка России в письме от 28 июня 2012 г. № 90-Т рекомендовали банкирам вылавливать компании, которые не находятся по зарегистрированному адресу. Безналичные операции таких клиентов банки будут жестче контролировать. Или могут отказать им в обслуживании.